AI piloteista käyttöönottoon

Vinkit miten käytössä pääsee seuraavaan vaiheeseen

Edellisessä kirjoituksessa nostin esiin YAMK-opinnäytetyöt yhtenä hyvänä tapana tehdä organisaatioissa erilaisia selvityksiä, kokeiluja ja kehittämishankkeita. Aina ei tarvita raskasta konsulttihankintaa tai kuukausien projektia. Hyvin rajattu opinnäytetyö voi tuottaa yllättävän nopeasti sekä nykytilan kuvauksen että konkreettisia ehdotuksia eteenpäin. Mutta entä jos organisaatio haluaa lähteä tekemään kartoitusta itse?

Yksi ajankohtainen aihe on tekoälyn käytön seuraava vaihe. Microsoft kuvasi vuoden 2025 Work Trend Indexissä organisaatioiden matkaa kohti niin sanottua Frontier Firm -mallia kolmen vaiheen kautta. Ensimmäisessä vaiheessa tekoäly toimii ihmisen assistenttina. Ihminen tekee edelleen työn, mutta tekoäly auttaa tekemään saman työn nopeammin tai paremmin. Toisessa vaiheessa agentit tulevat mukaan tiimeihin digitaalisina työkavereina ja ottavat vastuulleen kokonaisia tehtäviä ihmisen ohjauksessa. Kolmannessa vaiheessa agentit voivat jo hoitaa kokonaisia prosesseja, kun ihminen määrittelee suunnan ja puuttuu tarvittaessa.

Moni organisaatio on tällä hetkellä jossain ensimmäisen vaiheen sisällä. ChatGPT:ltä kysytään kysymys. Copilotilla kirjoitetaan sähköposti. Tekoälyllä tehdään yhteenveto kokousmuistiinpanoista tai pyydetään apua Excel-kaavan kanssa. Kaikki nämä ovat ihan järkeviä käyttötapoja. Mutta niistä on vielä aika pitkä matka siihen, että tekoäly oikeasti muuttaisi työn tekemisen tapaa.

Mutta mistä tietää, mitä pitäisi tehdä seuraavaksi?

Microsoft julkaisi vuoden 2026 Work Trend Indexissä tähän mielestäni varsin käyttökelpoisen nelikentän.

Nelikentässä tekoälyn käyttö jaetaan neljään tapaan: Kysymiseen, Kokeiluun, Yhteistyöhön ja Delegointiin. Mallissa tarkastellaan sekä sitä, kuinka aktiivisesti ihminen osallistuu tekemiseen, että sitä, kuinka paljon tekoäly tai agentti tekee työtä taustalla.

Kysyminen on meille jo hyvin tuttua. Kysytään jokin asia, pyydetään muotoilemaan kappale paremmin tai muutetaan taulukossa tietoja toiseen muotoon. Yhteistyössä tekoälyn kanssa tehdään jo oikeasti yhdessä töitä. Esimerkiksi analyysi syntyy useamman kierroksen kautta. Tekoäly tekee ehdotuksen, ihminen arvioi sitä, antaa lisää tietoa ja tekoäly jatkaa työn tekemistä.

Kokeilussa testataan, mihin tekoäly pystyy. Voisiko se esimerkiksi käsitellä jonkin meille uuden työnkulun? Pystyykö agentti hakemaan tarvittavat tiedot eri lähteistä? Missä kohdassa se tarvitsee ihmisen apua? Delegointi on ehkä kaikkein kiinnostavin, kun mietitään siirtymistä kohti vaihetta 2. Siinä ihminen määrittelee tavoitteen, mutta tekoäly tekee varsinaisen työn. Se voi esimerkiksi koota toistuvan raportin eri syötteistä, muotoilla tiedot sovittuun rakenteeseen ja tuoda lopputuloksen ihmiselle tarkistettavaksi. Tässä kohtaa aletaan jo puhua muustakin kuin paremmista prompteista.

Kokeile tätä omassa organisaatiossa

En lähtisi ensimmäisenä miettimään, mitä agentteja yritykseen pitäisi rakentaa vaan selvittäisin, mitä ihmiset jo tekevät tekoälyn kanssa.

Hyvin kevyt kartoitus voisi mennä näin:

1. Pyydä muutamaa työntekijää kirjaamaan viikon tai kahden ajan konkreettisia tilanteita, joissa he käyttävät tekoälyä. Ei yleisellä tasolla ”käytän Copilotia”, vaan mitä sillä oikeasti tehtiin.
2. Sijoittakaa käyttötapaukset Microsoftin nelikenttään. Oliko kyse nopeasta kysymyksestä, yhdessä tekemisestä, kokeilusta vai työn delegoinnista tekoälylle?
3. Katsokaa erityisesti toistuvia tehtäviä. Mitä tehdään viikoittain tai kuukausittain uudelleen? Missä kerätään tietoa useasta lähteestä, kopioidaan sitä järjestelmästä toiseen, tehdään yhteenvetoja tai valmistellaan päätöksiä?
4. Valitkaa yksi tai kaksi käyttötapausta, joissa tekemistä voisi siirtää Kysyminen- tai Yhteistyö-ruudusta kohti Delegointia. Ei kannata lähteä kehittämään useita käyttötapauksia kerralla.
5. Selvittäkää vasta sen jälkeen, mitä toteutus vaatii. Mistä tieto tulee, mihin järjestelmiin tekoälyn pitää päästä, mitä se saa tehdä itsenäisesti, missä kohtaa ihminen tarkistaa työn ja kuka lopputuloksesta vastaa.

Tässä kohtaa alkaa yleensä löytyä ensimmäisiä oikeasti järkeviä agenttikohteita. Esimerkiksi kuukausiraportin tekeminen voi tällä hetkellä tarkoittaa sitä, että ihminen hakee luvut kolmesta järjestelmästä, siirtää ne Exceliin, tekee muutaman laskelman, kirjoittaa yhteenvedon ja lähettää raportin eteenpäin. Vaiheessa 1 tekoäly ehkä auttaa kirjoittamaan yhteenvedon. Vaiheessa 2 pitäisi kysyä, voisiko järjestelmä hakea tiedot, tehdä ensimmäisen analyysin, tunnistaa poikkeamat, muodostaa raportin ja tuoda sen ihmiselle tarkastettavaksi. Näiden ero on merkittävä ja ajan säästöpotentiaali suuri.

Nelikenttä ei ole kilpailu kohti mahdollisimman autonomista tekoälyä

Tämä nelikenttä ei ole työskentelytavan kypsyysportaat, joissa kaikkien tehtävien pitäisi lopulta päätyä delegointi-ruutuun. Edistyneitä tekoälyn käyttäjiä erottaa ennemminkin se, että he osaavat arvioida, mikä työskentelytapa sopii mihinkin tehtävään. Kaikkea ei kannata automatisoida.

Jos tehtävä vaatii paljon ihmisen harkintaa, keskustelua, luottamuksen rakentamista tai tilannekohtaista arviointia, yhteistyö voi olla juuri oikea tapa käyttää tekoälyä. Mutta jos sama ihminen käyttää joka perjantai kaksi tuntia siihen, että hän hakee samoista paikoista samat tiedot ja kokoaa niistä saman raportin, siinä kannattaa jo pysähtyä. Voisiko sen tehdä jotenkin muuten?

Nykytilan ymmärtäminen ennen teknologiaa

Tässä tullaan oikeastaan samaan asiaan kuin monessa muussakin kehittämishankkeessa. Ensin pitää ymmärtää, mitä tällä hetkellä tehdään. Vasta sen jälkeen kannattaa päättää, mitä muutetaan ja millä teknologialla.

Kartoituksen voi hyvin tehdä itse oman organisaation sisällä. Sen voi tehdä työpajana. Tai siitä voi rakentaa esimerkiksi YAMK-opinnäytetyön tai muun TKI-hankkeen, jos halutaan selvittää nykytila vähän perusteellisemmin ja saada samalla dokumentoitu kehitysehdotus.

Oleellisinta on päästä pois kysymyksestä “Mihin kaikkeen voisimme käyttää tekoälyä?” ja siirtyä kysymään “Miten tämä työ tehdään tänään, ja mikä osa siitä olisi järkevää antaa tekoälyn tehtäväksi?”
Siitä alkaa käytännössä matka vaiheesta 1 vaiheeseen 2.

Haluatko kartoittaa, missä teillä mennään?

Jos haluat selvittää, miten tekoälyä teillä tällä hetkellä käytetään ja mistä löytyisi seuraavat järkevät askeleet kohti vaihetta 2, voidaan tehdä kartoitus yhdessä. Käydään läpi nykyisiä käyttötapoja Microsoftin nelikentän avulla ja tunnistetaan ne työvaiheet, joissa tekoäly voisi jo tehdä enemmän kuin vain avustaa. Katsotaan yhdessä, mistä teidän kannattaa lähteä liikkeelle.