Mitä kannattaa suunnitella etukäteen?
Ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyö voi olla yllättävän tehokas tapa toteuttaa julkishallinnon TKI-hanke. Organisaatio saa käyttöönsä tutkimuksellista kehittämistä, tuoretta osaamista ja mahdollisuuden tarkastella omaa toimintaansa vähän normaalia projektityötä syvemmältä. Opiskelija puolestaan pääsee tekemään työn, jolla on oikea toimeksiantaja, oikea kehittämistarve ja parhaassa tapauksessa myös konkreettinen käyttöönotettava lopputulos.
Mutta ihan itsestään nämä kaksi maailmaa eivät sovi yhteen.
Tein oman YAMK-opinnäytetyöni Haaga-Helian liiketoimintateknologioiden koulutuksessa osana valtionhallinnon TKI-hanketta vuonna 2025. Työn aiheena oli Lean-menetelmien ja tekoälyn hyödyntäminen monikanavaisen palautteen hallinnassa. Vuoden aikana työ sisälsi lopulta 23 iteraatiokierrosta, useita erilaisia aineistonkeruumenetelmiä, työpajoja, kyselyitä, haastatteluja ja ohjausryhmätyöskentelyä. Kokemus oli erittäin hyvä. Mutta jos aloittaisin vastaavan hankkeen nyt, yhden asian tekisin jo ennen projektin varsinaista käynnistymistä tarkemmin:
rakentaisin tutkimussuunnitelman alusta asti sekä oppilaitoksen että tilaajaorganisaation tarpeisiin.
Kaksi organisaatiota, kaksi templatea ja helposti kaksi suunnitelmaa
YAMK-opinnäytetyössä tutkimussuunnitelmaa ei tehdä vain toimeksiantajaa varten. Oppilaitoksella on omat tutkimukselliset vaatimuksensa. Haaga-Heliassa tutkimuksellista kehittämistyötä edelsi kurssi, jonka aikana laadittiin alustava tutkimussuunnitelma. Suunnitelma tehtiin oppilaitoksen oman mallin mukaisesti ja ohjaavan opettajan hyväksyttäväksi.
Kun vein suunnitelman tilaajaorganisaatioon TKI-hankkeen suunnitelmaksi, vastaan tuli toinen template. Sisällöissä oli paljon samoja elementtejä, mutta rakennetta ei voinut siirtää sellaisenaan. Käytännössä samoja asioita kirjoitettiin osittain uudestaan eri muotoon.
Ei katastrofi, mutta turhaa tuplatyötä.
Siksi ensimmäinen käytännön suositukseni on hyvin yksinkertainen:
Ennen tutkimussuunnitelman kirjoittamista ota pöydälle sekä oppilaitoksen että tilaajaorganisaation vaatimukset.
Katso, voidaanko tehdä yksi suunnitelma, joka täyttää molempien tarpeet. Samalla kannattaa sopia jo siitä, millaisia raportteja hankkeen lopussa tarvitaan.
Itse päädyin tekemään lopulta kaksi loppuraporttia. Oppilaitokselle tutkimuksellisen raportin ja tilaajalle käytännönläheisemmän version, josta tutkimusjargonia oli riisuttu ja jossa keskityttiin konkreettisesti siihen, miten tuloksia voidaan organisaatiossa hyödyntää.
Sekään ei lopulta ollut huono asia. Toinen raportointikierros pakotti jalostamaan tuloksia vielä kerran. Mutta se kannattaa tehdä tietoisena valintana eikä huomata vasta projektin lopussa.
Rajaa – Ja sen jälkeen rajaa vielä kerran
Oman työni aihe kuulosti jo lähtökohtaisesti laajalta: lean-menetelmät ja tekoäly monikanavaisen palautteen hallinnan menetelminä. Ja sitä se myös oli. Teoreettisessa viitekehyksessä käsittelin Lean-ajattelua, erityisesti jatkuvaa parantamista, sekä tekoälyä. Käytännön tutkimusvaiheessa mukana oli kuitenkin paljon muutakin.
Selvitimme muun muassa:
- mistä kaikista kanavista palautetta, toimenpiteitä ja korjausvaatimuksia organisaatioon tulee
- miten palautteen käsittelyä voitaisiin automatisoida
- mitä esihenkilöiden pitäisi tehdä
- mitä asiantuntijoiden pitäisi tehdä
- miten tekoälyosaamiskeskuksen kanssa voitaisiin edetä
- millainen palautteenhallinnan menetelmä organisaatioon tarvitaan
- miten automatisointia pitäisi viedä eteenpäin vaiheittain.
Tilaajan tavoitteena oli palautteenhallinnan menetelmäkuvaus. Itse halusin lisäksi rakentaa oppivan organisaation tiekartan, josta näkyisi, mitä eri vaiheissa pitäisi tapahtua erityisesti automaation ja tekoälyn hyödyntämisen näkökulmasta.
Jälkikäteen katsottuna lähes mikä tahansa näistä kokonaisuuksista olisi voinut olla yksinään riittävä YAMK-opinnäytetyö. Laaja työ ei mennyt hukkaan. Päinvastoin. Se kasvatti omaa ammatillista osaamistani huomattavasti enemmän kuin suppeampi tutkimus olisi tehnyt. Mutta työmäärän näkökulmasta sillä oli hintansa.
Jos YAMK-opinnäytetyötä käytetään TKI-hankkeen toteuttamiseen, kannattaa siis erottaa toisistaan kaksi kysymystä:
Mitä organisaatio haluaisi selvittää?
ja
Mikä tästä kokonaisuudesta on järkevää tutkia yhden opinnäytetyön aikana?
Ne eivät välttämättä ole sama asia.
Tutkimussuunnitelman pitää kestää myös se, että maailma muuttuu
Uuden teknologian ympärille rakennettavassa TKI-hankkeessa on yksi erityinen ongelma: kaikkea ei voida tietää etukäteen. Tämä korostuu tällä hetkellä erityisesti tekoälyssä.
Microsoft kuvaa Work Trend Index 2025 -raportissaan organisaatioiden tekoälykehitystä kolmen vaiheen kautta. Ensin ihminen käyttää tekoälyä henkilökohtaisena avustajana. Seuraavassa vaiheessa ihmiset ja tekoälyagentit muodostavat yhdessä tiimejä. Kolmannessa vaiheessa ihminen johtaa ja agentit toteuttavat yhä suuremman osan prosesseista ihmisen valvonnassa. Microsoft kutsuu tällaisia pidemmälle edenneitä organisaatioita Frontier Firms -organisaatioiksi. (Microsoft)
Kuva: Microsoft, 2025 Work Trend Index Annual Report. Organisaation tekoälykehitys etenee henkilökohtaisista avustajista ihmisten ja agenttien muodostamiin tiimeihin ja edelleen ihmisen johtamiin, agenttien operoimiin prosesseihin.
Tämä kuva havainnollistaa hyvin myös TKI-hankkeen haastetta. Jos tutkimme esimerkiksi tekoälyn käyttöä organisaatiossa vuoden ajan, tutkimuskohde ei välttämättä ole vuoden lopussa enää samanlainen kuin tutkimusta aloitettaessa. Siksi en lähtisi naulaamaan tutkimussuunnitelmassa liian tarkasti lopullista teknistä ratkaisua.
Omaan työhöni valitsin lähestymistavaksi palvelumuotoilun juuri tästä syystä. Se mahdollisti iteratiivisen etenemisen. Jokaisen aineistonkeruukierroksen jälkeen tulokset analysoitiin ja niiden perusteella päätettiin seuraava vaihe.
Tutkimuskysymyksetkin muuttuivat työn aikana.
Oppilaitoksen näkökulmasta tämä onnistui hyvin, koska valittu lähestymistapa mahdollisti muutokset.
Tämä on asia, johon kannattaa käyttää aikaa jo tutkimussuunnitelmaa tehtäessä. Menetelmävalinta ei ole vain opinnäytetyöraportin pakollinen tutkimuksellinen kohta. Se määrittää käytännössä sen, kuinka paljon hankkeella on liikkumavaraa.
Aikataulun ratkaisee usein aineistonkeruu, ei raportointi
Opinnäytetyölle voidaan paperilla tehdä kuinka tiukka aikataulu tahansa. Käytännössä julkishallinnon TKI-hankkeen etenemisnopeuden määrittää usein aivan toinen asia: milloin tarvittavat ihmiset saadaan samaan aikaan paikalle.
Omassa hankkeessani oli mukana esihenkilöitä, asiantuntijoita, työryhmiä, tekoälyosaamiseen liittyviä toimijoita sekä tilaajan ohjausryhmä. Yksittäisen haastattelun järjestäminen onnistuu yleensä kohtuullisen helposti. Sen sijaan fasilitoitu työpaja, johon tarvitaan useita asiantuntijoita, on jo toinen asia. Kalenterit ovat täynnä.
Julkishallinnossa resursseja on viime vuosina kiristetty. Eläköityvien tilalle ei välttämättä palkata uusia henkilöitä, ja samaan aikaan asiantuntijoiden kalenterit täyttyvät kokouksista ja Teams-palavereista. Myös hybridityö on muuttanut tiedon vaihtamista. Aiemmin osa keskusteluista tapahtui luontevasti käytävillä tai kahvipöydässä. Nyt myös tällaiselle tiedonvaihdolle täytyy joskus rakentaa erikseen paikka. Siksi kuusi kuukautta voi olla aivan riittävä aika TKI-opinnäytetyölle, jos tavoite on tarkasti rajattu, osallistujat tiedetään etukäteen ja aineistonkeruu voidaan suunnitella selkeästi – laajassa hankkeessa vuosi voi olla täysin realistinen.
Tutkimuksen analysointi ja raportointi ovat paljon helpommin tutkijan omaan kalenteriin laitettavia asioita. Suurin aikatauluriski syntyy aineistonkeruusta.
Ohjausryhmä ei ole muodollisuus
Omassa hankkeessani tilaajan ohjausryhmä kokoontui noin kerran kuukaudessa. En vienyt sinne vain tilannekatsausta. Analysoin edellisen aineistonkeruukierroksen tulokset, tein niiden perusteella ehdotuksen seuraavasta vaiheesta ja vein sen ohjausryhmän päätettäväksi.
Ohjausryhmä pystyi hyväksymään ehdotuksen, muuttamaan sitä tai hylkäämään sen. Tämä osoittautui erittäin toimivaksi malliksi.
Iteratiivisessa hankkeessa opiskelijan ei pitäisi joutua yksin arvaamaan, mihin suuntaan tilaaja haluaa seuraavaksi mennä. Toisaalta tilaajan ei myöskään tarvitse osallistua kaikkeen päivittäiseen tekemiseen. Säännöllinen päätöspiste ratkaisee tämän.
Suosittelisinkin sopimaan jo projektin alussa vakiotapaamiset koko hankkeen ajaksi. Kalenterikutsut kannattaa lähettää heti, eikä yrittää etsiä joka kuukausi uutta yhteistä aikaa. Lisäksi organisaatiosta pitää löytyä henkilö, joka pystyy vastaamaan kysymyksiin, tekemään päätöksiä tai ainakin ohjaamaan opiskelijan oikean ihmisen luo.
Valitse opiskelija myös substanssin perusteella
YAMK-opiskelijoiden vahvuus TKI-hankkeissa on se, että heillä on yleensä jo usean vuoden työkokemus. Silti opiskelijan taustalla on iso merkitys. Jos tutkimuksen tekijä tuntee toimialan ja ymmärtää organisaation toimintaympäristöä jo ennestään, aikaa voidaan käyttää varsinaiseen kehittämiseen. Jos hän lähtee täysin nollasta, organisaation asiantuntijoiden aikaa kuluu helposti alan perusteiden opettamiseen.
Omassa hankkeessani vahva infra-, suunnittelu- ja rakentamisalan tuntemus auttoi merkittävästi. Pystyin keskustelemaan asiantuntijoiden kanssa suoraan heidän omasta toimintaympäristöstään sen sijaan, että ensimmäiset kuukaudet olisivat menneet sen ymmärtämiseen.
Siksi opiskelijaa ei kannata valita pelkästään sen perusteella, kuka tarvitsee opinnäytetyöaiheen. Kannattaa kysyä myös:
Mitä hänen pitäisi jo tietää, jotta hän pystyisi haastamaan meitä eikä vain opiskelemaan meidän toimintaamme?
Mitä tekisin ennen seuraavan hankkeen käynnistämistä?
En lähtisi muuttamaan omaa hankettani jälkikäteen kovin paljon. Se oli juuri laajuutensa ja monien iteraatioidensa vuoksi erittäin opettavainen. Mutta kaksi asiaa tekisin seuraavalla kerralla heti alussa.
Ensimmäiseksi yhdistäisin oppilaitoksen ja tilaajan tutkimussuunnitelman vaatimukset mahdollisimman pitkälle yhdeksi suunnitelmaksi.
Toiseksi sopisin jo alussa, millainen lopputuotos palvelee sekä tutkimuksellista raportointia että organisaation käytännön tarpeita.
Lisäksi tekisin heti projektin alussa kolme asiaa: rajaisin tutkimusongelman tarkasti, sopisin tilaajan yhteyshenkilöt ja ohjausryhmän vakiotapaamiset sekä käyttäisin erityisen paljon aikaa aineistonkeruun realistiseen aikatauluttamiseen.
YAMK-opinnäytetyö voi olla julkishallinnolle erittäin hyvä TKI-hankkeen toteutustapa. Mutta sitä ei kannata käsitellä pelkkänä opinnäytetyönä. Parhaimmillaan kyseessä on oikea kehittämishanke, jossa tutkimuksellinen tieto, organisaation substanssiosaaminen ja käytännön kokeilut yhdistyvät. Ja juuri siinä on tämän mallin suurin hyöty.
Vastaa