Tekoäly voisi poimia tarjouspyynnöstä vaatimukset, vertailla asiakirjoja tai auttaa tarjouksen valmistelussa. Mutta saako asiakkaan aineiston ladata palveluun?
Joskus saa, mutta lupa riippuu aineistosta, sopimuksista ja käytettävästä palvelusta. Se, että tiedosto on omassa sähköpostissasi, ei vielä tarkoita, että sen voi antaa ulkopuolisen tekoälypalvelun käsiteltäväksi.
Mitä aineisto sisältää?
Tarjouspyynnössä voi olla yhteyshenkilöiden tietoja, hintoja, aikatauluja ja asiakkaan tulevia suunnitelmia. Piirustukset voivat paljastaa teknisiä ratkaisuja, tuotantomenetelmiä tai turvallisuuden kannalta herkkiä yksityiskohtia.
Henkilötiedot ja liikesalaisuudet ovat eri asioita. Vaikka poistaisit nimet, piirustus voi edelleen olla luottamuksellinen. Tarkista asiakassopimus, mahdollinen salassapitosopimus ja oman yrityksesi ohjeet. Jos ne eivät kata suunniteltua käyttöä, asia on selvitettävä ennen lataamista.
Tarkista palvelu ja sen käyttötapa
Tekoälypalvelujen ehdot ja asetukset vaihtelevat. Maksullisuus ei yksin kerro, soveltuuko palvelu asiakkaan aineistolle. Kyberturvallisuuskeskus muistuttaa, että varomattomasti käyttöön otettu tekoälysovellus voi lähettää organisaation luottamuksellista tietoa ulkoiseen palveluun. Kyberturvallisuuskeskus: Ole valppaana tekoälyn kanssa.
Ennen käyttöä selvitä:
- Onko yritys hyväksynyt palvelun tämän aineiston käsittelyyn?
- Käytetäänkö syötettyä aineistoa mallien kouluttamiseen?
- Missä tietoja käsitellään, kuka niihin pääsee ja kauanko niitä säilytetään?
- Mitä sopimukset sanovat tietojen käsittelystä ja poistamisesta?
- Välittävätkö palvelun lisäosat tai liitännät tietoja muille toimijoille?
Pelkkä koulutuskäytön estäminen ei ratkaise kaikkia näitä kysymyksiä.
Jos aineistossa on henkilötietoja, käsittelylle tarvitaan asianmukainen oikeusperuste. Lisäksi on arvioitava muun muassa tietojen tarpeellisuus, osapuolten vastuut ja mahdolliset siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Kun palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja yrityksen lukuun, tarvitaan tietosuojasääntelyn mukainen käsittelysopimus. EU:n yleinen tietosuoja-asetus, erityisesti artiklat 5, 6, 28 ja 44.
Anna vain tehtävän kannalta tarpeelliset tiedot
Koko tarjouspyyntöä ei aina tarvita. Voit pyytää tekoälyltä tarjouksen tarkistuslistan yleisen tehtäväkuvauksen perusteella tai käyttää kuvitteellista esimerkkiä.
Jos hyväksytyssä palvelussa tarvitaan oikeaa aineistoa, rajaa se olennaiseen. Poista tarpeettomat henkilötiedot ja muut tunnisteet myös tiedoston metatiedoista. Muista, että pelkkä asiakkaan nimen poistaminen ei välttämättä estä tunnistamista.
Tarkista lopuksi tulos itse. Tekoälyn poimima vaatimuslista voi auttaa valmistelussa, mutta piirustusten mitat, toleranssit, materiaalit ja tarjouspyynnön ehdot pitää varmistaa alkuperäisistä asiakirjoista.
Vinkki: tekoäly julkisissa hankinnoissa
Julkisiin hankintoihin on tarjolla myös tekoälytyökaluja, jotka on tehty juuri tarjouspyyntöjen ja tarjousten käsittelyyn. Hankinta-Suomen webinaarisarjassa elo–syyskuussa 2026 esiteltiin ratkaisuja sekä hankintayksiköille että tarjoajille: esimerkiksi tarjouspyyntöjen ristiriitojen tarkistamiseen, vaatimusmäärittelyn tukemiseen, sopivien kilpailutusten löytämiseen ja tarjouksen valmisteluun.
Tanja Karonen on koonnut esitellyt ratkaisut lyhyesti LinkedIniin: jo käytössä olevat ratkaisut (webinaari 28.8.) ja kehitysvaiheessa olevat ratkaisut (webinaari 3.9.).
Samat kysymykset koskevat myös näitä palveluja: selvitä ennen käyttöönottoa, mitä aineistoa palveluun saa viedä ja missä sitä käsitellään.
Hyvä käytäntö on sopia yrityksessä etukäteen, mitä aineistoa saa käsitellä missäkin palvelussa. Silloin jokaisen työntekijän ei tarvitse ratkaista samaa kysymystä kiireessä uudelleen.
Haluatteko sopia yrityksessänne selkeät pelisäännöt tekoälyn käytölle asiakkaan aineistojen kanssa? Ota yhteyttä: tanja@nexpert.fi.
Aiheet
